Tak bisa dipungkiri, pengiriman barang yang tepat waktu jadi salah satu faktor utama dalam menjaga kepuasan pelanggan. Namun sayangnya, keterlambatan pengiriman masih sering terjadi, bahkan pada perusahaan logistik yang sudah berpengalaman sekalipun.
Sebagai pelaku usaha maupun pelanggan, penting bagi kita untuk memahami apa saja penyebab keterlambatan pengiriman barang agar bisa mengambil langkah antisipatif yang tepat.
Penyebab Keterlambatan Pengiriman Barang yang Sering Terjadi
1. Cuaca Ekstrem dan Kondisi Alam
Salah satu faktor eksternal yang paling sulit dikendalikan adalah kondisi cuaca. Hujan deras, banjir, tanah longsor, hingga badai bisa menyebabkan akses jalan tertutup atau kendaraan pengangkut tidak bisa beroperasi secara normal. Terutama di daerah-daerah yang rawan bencana alam, pengiriman bisa tertunda hingga situasi benar-benar aman.
Untuk mengatasi hal tersebut, sebaiknya selalu update dengan informasi cuaca dan mempertimbangkan hal ini saat menjanjikan estimasi waktu pengiriman kepada pelanggan.
2. Masalah Teknis pada Transportasi
Kerusakan kendaraan pengangkut, seperti truk mogok, ban bocor, atau masalah mesin, merupakan penyebab keterlambatan pengiriman barang yang masih sering terjadi.
Selain itu, terkadang terjadi kesalahan pengisian bahan bakar atau kendala logistik internal seperti kekurangan armada saat volume pengiriman meningkat drastis.
3. Human Error atau Kesalahan Manusia
Kesalahan dalam proses input data, salah menuliskan alamat, atau bahkan kelalaian dalam menyortir barang di gudang bisa berdampak pada keterlambatan pengiriman. Misalnya, barang yang seharusnya dikirim ke Jakarta Selatan malah masuk ke jalur pengiriman Jakarta Timur.
Meski terdengar sepele, human error bisa menyebabkan delay berhari-hari, terutama jika tidak cepat ditangani. Penting bagi tim operasional untuk selalu melakukan double-check pada data pengiriman.
4. Overload atau Volume Barang yang Berlebihan
Pada momen tertentu seperti Hari Raya, Harbolnas, atau akhir tahun, jumlah pengiriman barang bisa meningkat tajam. Ketika volume pengiriman melebihi kapasitas gudang atau armada yang tersedia, maka proses distribusi akan menjadi lebih lambat dari biasanya.
Kami menyarankan para penjual online untuk melakukan pengiriman lebih awal saat musim puncak atau high season agar tidak terkena dampak penundaan yang masif.
5. Proses Administrasi dan Bea Cukai
Untuk pengiriman antar negara atau lintas provinsi tertentu, proses administrasi bisa memakan waktu lebih lama. Misalnya, dalam pengiriman internasional, barang harus melewati bea cukai. Jika ada dokumen yang kurang lengkap atau nilai barang yang tidak sesuai deklarasi, maka pengiriman bisa tertahan.
Kita perlu memastikan bahwa dokumen pengiriman, invoice, serta deskripsi barang sudah lengkap dan akurat sebelum barang dikirim.
6. Masalah di Pihak Penerima
Tidak selalu pengirim yang menjadi penyebab keterlambatan. Terkadang keterlambatan disebabkan oleh penerima barang yang tidak berada di lokasi, nomor telepon tidak aktif, atau alamat pengiriman yang kurang jelas. Hal ini membuat kurir kesulitan melakukan pengantaran, sehingga barang harus dibawa kembali ke gudang.
Oleh karena itu, penting bagi pelanggan untuk memastikan mereka memberikan alamat lengkap, titik lokasi yang jelas, dan bisa dihubungi saat kurir melakukan pengiriman.
7. Gangguan Sistem Informasi
Di era digital, sistem informasi dan pelacakan paket sangat membantu dalam proses pengiriman. Namun, ketika sistem mengalami gangguan atau error, proses pemrosesan bisa menjadi lambat. Misalnya, barang sudah tiba di gudang tujuan, tetapi belum diperbarui di sistem sehingga tidak segera dikirimkan ke alamat akhir.
Memahami berbagai penyebab keterlambatan pengiriman barang membuat kita lebih bijak dalam menghadapi situasi yang tidak sesuai harapan. Meskipun beberapa hal berada di luar kendali, masih banyak aspek yang bisa kita antisipasi bersama, baik sebagai penjual, penyedia jasa pengiriman, maupun penerima barang.
Kita semua tentu menginginkan pengiriman yang cepat dan aman. Namun, dengan mengetahui faktor-faktor di atas, kita bisa lebih realistis dalam memberikan estimasi waktu pengiriman kepada pelanggan, sekaligus meningkatkan kepercayaan dalam jangka panjang.
Jika ingin kirim barang? Serahkan saja kepada kami!
